Verbesserte Koordination
Keine Datenredundanz
Kostentransparenz


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Vollständige Übersicht


Processoptimierung


Fundierte Entscheidungen
Aus Erfahrungen lernen
Informationsaustausch

Verbesserungspotenziale

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Die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Einsparung bei Datenmanagement-Aufgaben ist eine Herausforderung. Der vorliegende Beitrag bilden eine Grundlage für die Diskussion über verschiedene Aspekte, die bei diesem Prozess relevant sind. Die Nutzung einer zentralisierten Datenbanklösung verbessert die Datenverwaltung und die Kontrolle über die Kosten in Ihrem Unternehmen. Eine vollständige Datenübersicht und verkürzte Workflows helfen bei der Optimierung der Arbeitsprozesse und der Reduzierung von Koordinationszeiten. Es gibt keine Datenredundanz - die Kosten bleiben transparent.

Verbesserungspotenziale
Verbesserte Koordination

Die Verwaltung von Daten für einen spezifischen Geschäftsablauf kann sich schnell zu einer komplexen Aufgabe entwickeln. Bei Änderungen des aktuellen Datenbestands oder bei Hinzufügen von neuen Daten müssen alle betroffenen Personen über den aktuellen Stand informiert werden. Aus diesem Grund sind Koordinationszeiten eine äußerst wichtige Komponente im Managementprozess. Die Kommunikationspfade können unterschiedlich sein - verbal oder über Internet. Der Prozessablauf wird durch mangelhafte Kommunikation oder fehlende Benachrichtigungstechnik oft verlangsamt. Die Verbesserung der Kommunikation führt direkt zur Senkung der Kosten und zu schnelleren Abläufen.

VisionR Server ist eine zentralisierte Applikation, die die Benutzerinteraktionen koordiniert und durch Datensynchronisation in Echtzeit die Kommunikationswege verkürzt. Durch den Einsatz von VisionR können alle an einem Prozess beteiligten Personen rechtzeitig über den Status informiert werden. Dadurch wird der Ablauf eines Workflows unterstützt. Der Aufwand bezüglich Zeit und Kosten für Kommunikation bzw. Koordination wird reduziert.

Keine Datenredundanz

Datenredundanz kann ein großes Problem für komplexe Softwareumgebungen sein. Obwohl viele Softwaresysteme Standardtechnologien einsetzen, um einen bestimmten Kompatibilitätsgrad zu erreichen, nutzen sie eine separate Datenablage für die Verwaltung der internen Logik. Das führt zu Erhöhung der Anzahl von Datenbanken, parallel zur Einführung neuer Softwaresysteme für die verschiedenen Verwaltungsbereiche in einem Unternehmen. So tritt schnell die Pflege von gleichen Datenbeständen in verschiedenen Systemen ein. Um die so entstandene Datenredundanz zu reduzieren, werden Schnittstellen zwischen den eingesetzten Systemen programmiert. Das sind die technischen Aspekte von Datenredundanz. Datenredundanz kann aber auch durch die interne Organisation in einem Unternehmen erzeugt werden, z.B. wenn zwei Abteilungen die gleichen Daten führen ohne überhaupt zu wissen, dass die gleichen Daten bereits woanders im Unternehmen zur Verfügung stehen.

VisionR hilft bei der Lösung von Datenredundanz-Problemen durch den Einsatz von Standardschnittstellen (XML, SOAP) und durch die Nutzung von mehreren Datenquellen gleichzeitig. Die objektorientierte Technik, die VisionR für die Zuordnung der Daten benutzt, reduziert Datenredundanz bei großen Datenbeständen. Auf dieser Art und Weise wird die Transparenz, die Nutzbarkeit und die Leistung erhöht. Die Kosten für Datenmanagement und Prozess-Überwachung werden reduziert. Die Objektdefinitionen in VisionR können direkt mit externen Datenquellen verknüpft werden, um Datenbestände aus anderen Systemen als eigene anzuzeigen und auszuwerten. Diese Herangehensweise vereinfacht den Prozess der Integration von mehreren vorhandenen Datenquellen und hilft für die Lösung von Problemen mit der Datenredundanz.

Kostentransparenz

Kostentransparenz ist der wichtigste Aspekt bei der Verwaltung von kostenrelevanten Daten. Wenn geeignete Kostenübersichten fehlen, tauchen oft versteckte Positionen, die Kontrolle über die Kosten extrem erschweren. Als typische Lösung wird die grobe Aufteilung in Kostenbereiche eingesetzt, die separat verwaltet werden. Aus technischer Sicht ist diese Lösung fast unabdingbar, wenn mehrere Softwaresysteme parallel eingesetzt werden.

VisionR kann als Plattform für die einfache Erstellung von spezifischen Berichten eingesetzt werden. Das ist ohne Zusatzimplementierungen oder spezielle Softwareanpassungen möglich. Die Benutzer in VisionR können ihre eigenen Berichte zusammenstellen und dabei mehrere Datenobjekte aus verschiedenen VisionR Modulen oder anderen Datenquellen kombinieren. Die generierten Berichte können entweder ausgedruckt, oder im Microsoft Excel, PDF und XML Format exportiert werden.

Prozessoptimierung

Die Definition von Workflows wird als Beschreibung der Interaktion zwischen den Teilnehmern in einem Prozess benutzt. Workflow-Definitionen sind die Grundsteine vom Datenmanagement. Die Anzahl der Workflows steigt rapide in komplexeren Umgebungen, was die Datenverwaltung normalerweise enorm verkompliziert. Die Mitarbeiter müssen für die Bedienung separater Software-Masken für jeden Ablauf geschult werden, um an einem Ablauf überhaupt teilnehmen zu können.

VisionR verwendet Standardkomponenten für die Benutzeroberfläche, um die einheitliche Handhabung von Arbeitsabläufen zu ermöglichen. Der Datenmanagement-Prozess wird durch die Nutzung von verkürzten Workflow-Pfade und durch den Einsatz fortgeschrittener Techniken optimiert. Beispiele für die eingesetzten Mechanismen sind: Datenabfragen automatisch oder nur bei Bedarf, transparente Synchronisation von Sitzungsdaten und automatisierte Eingabeüberprüfung.

Informationsaustausch

Der Austausch von aktuellen Informationen ist Voraussetzung für erfolgreiche Geschäfte. Da die Kommunikation in der modernen Welt zunehmend digitalisiert wird, sollte jeder Informationskanal im größtmöglichen Umfang genutzt werden. Digitale Informationsquellen können kombiniert werden, um einen besseren Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden und den Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens bereitzustellen. Typischerweise steht eine Vielzahl von Informationsquellen innerhalb eines Unternehmens zur Verfügung, die voneinander getrennte Kommunikationswege im negativen Sinne erzeugen.

VisionR kann unterschiedliche Informationsquellen verbinden und als zentrale Plattform für einen erfolgreichen Informationsaustausch genutzt werden. Standardschnittstellen zu anderen Systemen können für Datenvergleich und - verifikation genutzt werden. Neue Kommunikationswege können entdeckt werden, um die Beziehungen zu Kunden und Partnern positiv zu beeinflussen.

Aus Erfahrungen lernen

Papierdokumentation ist gehört bereits zur Vergangenheit. Digitale Datenablagen, wie Datenbanken, stellen eine verbesserte Möglichkeit zur Datenarchivierung zur Verfügung. Eine Vollhistorisierung von Datenänderungen über mehrere Jahre in der Vergangenheit kann für die Auswertung von Kostenentwicklungen, Vertragsänderungen, Personendatenänderungen, Kundenstammentwicklung usw.

VisionR bietet die Möglichkeit wichtige Datenänderungen zu protokollieren. Die Speicherung aller Änderungen von jedem Datenfeld in der Datenbank macht bestimmt keinen Sinn, da der Speicherplatz nicht ausreichen würde. Daher ist die Historisierung von Änderungen bei wichtigen Feldern (z.B. Name, Code, Kosten, Mengen, Vertragspartner usw.) sinnvoller, die später tatsächlich ausgewertet werden sollen. Bei der Softwareanpassung können alle wichtige Felder festgelegt werden, für die eine Vollhistorisierung eingeschaltet wird. VisionR ermöglicht standardmäßig die Verfolgung von Wertänderungen für jedes gewünschte Datenfeld und speichert dabei wichtige Informationen mit, wie: Bearbeiter, Änderungszeit, Änderungsgrund, Von-Wert, Nach-Wert, Bemerkungen zu der Änderung.

Fundierte Entscheidungen

Die Benutzung einer Datenbank, die geschäftsrelevante Daten enthält, und die Möglichkeit diese auszuwerten eröffnen neue Perspektiven bei der Betrachtung eines bestimmten Problems. Datenansichten aus verschiedenen Standpunkten können als Grundlage für die Prüfung von neuen Ideen eingesetzt werden, um eine positive oder negative Entscheidung zu unterstützen.

VisionR stellt einen interaktiven Reporting-Mechanismus zur Verfügung, der die Auswertung von entscheidungsrelevanten Daten aus verschiedenen Standpunkten ermöglicht. Referenzierte Daten werden einfach angezeigt und ausgewertet mit Hilfe der eingebauten Relationspfad-Definitionen. Ein Standard-Set von Managementberichten kann nach Kundenwunsch um spezifische Reports erweitert werden, die Summenansichten, Jahresberichte, Diagramme u.ä. darstellen.

Vollständige Übersicht

Die Datenspeicherung in einer Datenbank, statt in einzelnen Dateien, hat den Vorteil, dass Datenobjekte untereinander verknüpft werden können. Eine zentralisierte Datenbanklösung, zusammen mit der Möglichkeit auf alle Daten überall und jederzeit zugreifen zu können, ermöglicht alle Teilnehmer in einem Prozess über den aktuellen Status informiert zu bleiben.

VisionR ermöglicht vollständige Datenübersichten aller in der Datenbank gespeicherten Daten, für die der aktuelle Benutzer Zugriffsrechte hat. Die Möglichkeit, wichtige Daten zu übersehen, wird durch die Anzeige von allen relevanten Daten in jedem Kontext auf ein Minimum reduziert. VisionR stellt komplette Datenübersichten zur Verfügung, die auf einfacher Art und Weise gefiltert und sortiert werden. Große Datenmengen sind typischerweise das Haupthindernis für die Darstellung der Daten in Übersichten bei anderen Softwarelösungen. Das gilt nicht für VisionR, da speziell entwickelte Möglichkeiten für schnelle Datenabfragen eingesetzt werden. Die VisionR Abfragesprache (VSQL) wird von einer mächtigen Caching-Lösung auf mehreren Ebenen unterstützt.