Modul “Reservierungen”

 Modul “Reservierungen”

Das Modul bietet ein anspruchsvolles Reservierungssystem für Räume und Inventar. Es unterstützt wiederkehrende Reservierungen, automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Statusverfolgung von Reservierungsanfragen. Das Reservierungsmodul implementiert eine Kalenderansicht für die Belegung und Auslastung von Räumen und Inventar.
Beschreibung

Das Modul “Reservierungen” ist ein leistungsfähiges Werkzeug für Online-Reservierungen von Räumen und Inventar. Es unterstützt wiederkehrende Reservierungen, automatisches Versenden von Bestätigungs-E-Mails und Statusverfolgung von Reservierungsanfragen. Eine Kalenderansicht zeigt die Belegung von Räumen und Inventar. Das Modul kann auch für die Reservierung von Sitzplätzen eingesetzt werden.

Benutzer, die Zugriff auf die Anwendung haben, können Reservierungsanfragen mit Hilfe von einem Assistenten direkt im Internet-Browser eingeben (z.B. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome usw.). Die Erstellung von Reservierungsanfragen verläuft normalerweise in drei Schritten:

  • Suchen (für Raum, Inventargegenstand oder Sitzplatz)
  • Eingabe der Reservierungsdetails für die ausgewählte Einheit(“Betreff”, “Beschreibung”, “Status” usw.)
  • Bestätigung mit zusätzlichen E-Mail-Optionen

Bei Abschluss der Reservierungsanfrage werden automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen an die Teilnehmer zugeschickt. Automatisch generierte Aufträge für Catering, Reinigung, Tischanordnung und Lieferung von Inventar können per E-Mail oder SMS verschickt werden. Status-Änderungen lösen E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen aus.

Funktionalitäten
  • Reservierungsanfragen für Räume (Besprechungsräume, Konferenzräume, Stadien etc.) und Inventargegenstände
  • Anfragen und Administration via Internet oder Intranet (Standard-Internet-Browser reicht aus)
  • Anfragen für andere Personen (z.B. über Helpdesk oder TeamassistentIn)
  • Spezielle Reservierungseinheiten können nur von Einheit-Administratoren reserviert werden
  • Reservierungsdetails können von früheren Reservierungsanfragen kopiert werden
  • Systemprüfungen schliessen Überschneidungen für die gleiche Reservierungseinheit aus
  • Inventarreservierung als angehängter Auftrag zu Raumreservierung (Beamer, Flipchart etc.)
  • Raum- und Inventarbilder werden als Bildgalerie angezeigt
  • Kalenderübersicht aller Reservierungen für eine Reservierungseinheit
  • Erweiterbare Liste von Suchkriterien (Hat Beamer?, Hat Flipchart?, Hat Netzwerkverbindung? usw.)
  • Automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Status-Änderungen
  • Hierarchische Einheit-Struktur (für trennbare Räume oder Inventar-Gruppen)
  • Anfragen für Wiederholungs- und Serientermine
  • Editierbare Liste von Urlaubstagen für blockierte Reservierungszeiten
  • Tabellen- und Kalenderansicht der eigenen Reservierungen für Zeit- und Status-Änderungen
  • Benutzereingabe von Vertretern, die die Terminkoordination übernehmen können (Urlaubsvertretung)
  • Management-Berichte (z.B. Belegungsgrad, Kosten usw.)
Technische Details
  • Alle Eigenschaften der Einheiten (Räume und Inventar) können nach Kundenwunsch erweitert werden
  • Layout-Änderungen sind möglich
  • Automatisch generierte E-Mail-Termine in ICS-Format (werden als Microsoft Outlook-Termine angezeigt)
  • Export aller Reservierungsdaten als CSV (Text), PDF, XML oder HTML möglich
  • Standard-Schnittstellen für existierende Personen-, Raum- und Inventar-Daten
  • Vollständig internationalisierbar
Benutzer-Rollen
  • Jeder
    kann die Reservierungseinheiten durchsuchen und Reservierungsanfragen eingeben;
    kann die eigenen Anfragen und Anfragen als Vertreter bearbeiten
  • Reservierungseinheit-Administrator
    kann spezielle Einheiten reservieren, die für normale Benutzer nicht zugänglich sind
  • Administrator
    kann alle Raum- und Inventar-Einheiten editieren;
    kann alle Reservierungsdaten ändern
  • Hausmeister
    Tabellen- und Kalenderansicht von Reservierungsanfragen;
    Liste der eigenen Aufträge für Inventarlieferung, Tischanordnung, Catering oder Reinigung
  • Externe Dienstleister
    Tabellen- und Kalenderansicht von Reservierungsanfragen;
    Liste der eigenen Aufträge für Inventarlieferung, Tischanordnung, Catering oder Reinigung
Optionen
  • Catering-Aufträge (Getränke, Snacks usw.)
  • Lieferungsaufträge (Beamer, Flipchart usw.)
  • Tischanordnung-Aufträge
  • Reinigungs-Aufträge
  • Verknüpfung mit Budgets und Kostenstellen
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  • Flächenmanagement
  • Inventar
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